Définitions

Au sens de la présente Politique, les termes suivants seront utilisés :

« AIPD » • Analyse d’Impact relative à la Protection des Données.

« CNIL » • Commission Nationale Informatique et Libertés.

« Cookies » • Les « cookies » (ou témoins de connexion) sont des petits fichiers texte de taille limitée qui nous permettent de reconnaitre votre ordinateur, votre tablette ou votre mobile aux fins de personnaliser les services que nous vous proposons.

« Destinataire » • La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

« Donnée à caractère personnel » • Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« DPO » • Data Protection Officer ou Délégué à la Protection des Données.

« Internaute » • Toute personne se connectant au Site.

« Personne concernée » • La personne physique à laquelle se rapportent les données à caractère personnel faisant l’objet du traitement.

« RGPD » • Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

 « Responsable de traitement » • La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

« Site » • Le Site Internet https://promogen.fr/.

« Sous-traitant » • La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

 « Tiers » • Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.

« Traitement » • Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Préambule

PROMOGEN tient à placer la protection des données à caractère personnel au cœur de ses engagements.

PROMOGEN s’engage donc, par la présente Politique de Protection des Données, à respecter la règlementation en matière de protection des données à caractère personnel pour ses salariés, clients, prospects, fournisseurs, prestataires et toute autre personne concernée par un traitement de données à caractère personnel mis en œuvre par la Société, conformément au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD) et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Objectifs

Par le biais de la présente Politique de Protection des Données, PROMOGEN s’engage donc expressément à :

• Respecter les recommandations et, plus largement, la doctrine de la CNIL en matière de protection des données à caractère personnel, ou à justifier toute différence ;
• Se conformer aux préconisations de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) ;
• Anticiper tout projet mettant en œuvre des données à caractère personnel dans le respect des principes dits de Privacy by Design et Privacy by Default définis à l’article 25 du RGPD ;
• Mettre en place des procédures internes permettant de contrôler le respect des obligations légales et des engagements pris par PROMOGEN;
• Faciliter l’exercice des droits reconnus aux personnes concernées ;
• Assurer la plus grande transparence sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre.

Délégué à la Protection des Données (DPO)

Le DPO est le « chef d’orchestre » de la mise en conformité au sein d’un organisme. Son rôle est de former et d’informer, conseiller, contrôler et sensibiliser sur toutes les questions relatives à la protection des données à caractère personnel. Il a pour mission la protection, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.

Afin de garantir le plus grand respect de la règlementation et d’assurer la plus grande transparence envers ses salariés, clients, prospects, fournisseurs, prestataires, et toute autre personne concernée par un traitement de données à caractère personnel mis en œuvre par la Société, PROMOGEN, en sa qualité de responsable de traitement, a désigné un DPO que vous pouvez joindre à l’adresse suivante :
dpo (at) promogen (point) fr

Collecte et utilisation des données

PROMOGEN s’engage, en sa qualité de responsable de traitement, à collecter uniquement les données à caractère personnel strictement nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et ce, directement auprès des personnes concernées (salariés, clients, prospects, fournisseurs, prestataires, etc.).

Lorsque le consentement de la personne concernée est nécessaire à la collecte et au traitement de certaines données, PROMOGEN s’engage à recueillir ce consentement conformément aux exigences du RGPD.

Dans le cas où des données seraient collectées indirectement, PROMOGEN s’engage formellement à informer ses salariés, clients, prospects, fournisseurs, prestataires, etc. de celle-ci.

PROMOGEN s’engage également à ne pas traiter les données d’une manière incompatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées.

Conservation des données

PROMOGEN s’engage à conserver les données à caractère personnel de ses salariés, clients, prospects, fournisseurs, prestataires ou de toute autre personne concernée par un traitement de données à caractère personnel mis en œuvre par la Société pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

En tout état de cause, le droit à l’information dont jouissent les personnes concernées implique que celles-ci soient expressément informées de la durée de conservation des données à caractère personnel les concernant.

Communication des données

PROMOGEN souhaite être transparente quant à l’utilisation qui est faite des données à caractère personnel de sessalariés, clients, prospects, fournisseurs, prestataires, etc.

Pour ce faire, ceux-ci sont informés que les données à caractère personnel les concernant sont susceptibles d’être communiquées :

• Aux services internes de PROMOGEN qui ont un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
• A tout sous-traitant ou prestataire ayant un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
• A tout organisme (tiers) auquel PROMOGEN serait tenue, en vertu d’une obligation légale, de communiquer de telles données à caractère personnel ;
• …

Respect des droits des personnes

Dans le cadre permis par le Règlement européen, PROMOGEN s’engage à respecter et à faire respecter les droits dont jouissent ses salariés, clients, prospects, fournisseurs, prestataires, etc.) ;
à savoir :

• Droit à l’information ;
• Droit de rectification ;
• Droit à l’effacement ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit à la portabilité ;
• Droit d’opposition ;
• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ;
• Droit à décider du sort de ses données personnelles après son décès.

Afin de garantir une réponse efficace et dans le délai règlementaire imparti, Promogen a mis en place une procédure de gestion des droits des personnes.

Vous pouvez ainsi exercer vos droits en contactant PROMOGEN :

• par courrier à l’adresse suivante :

DPO – Promogen
240, rue Evariste Galois
Im. Garden Space, Bat A
06410 BIOT

• par courriel à l’adresse suivante : dpo (at) promogen (point) fr

Gestion des violations de données

PROMOGEN  s’engage formellement à prendre toutes les mesures afin de minimiser les impacts d’une éventuelle violation de données à caractère personnel pour les personnes concernées.

Pour ce faire, PROMOGEN , en sa qualité de responsable de traitement, s’engage à notifier toute violation de données à caractère personnel à la CNIL dans un délai maximal de 72 heures après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

PROMOGEN  s’engage également à communiquer toute violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais lorsque la violation en question est susceptible d’engendrer un risque élevé pour ses droits et libertés.

Afin d’assurer une gestion efficiente des violations de données à caractère personnel, PROMOGEN  a mis en place une procédure dédiée à cet effet.

Sécurité et Confidentialité

Dans le respect de la règlementation et dans la mesure où la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel des salariés, clients, prospects, fournisseurs, prestataires, etc. de PROMOGEN  est un enjeu majeur, PROMOGEN  s’engage à :

• Sécuriser les communications de données aux différents destinataires par des mesures de chiffrement et de pseudonymisation ;
• Sécuriser l’accès aux données en faisant respecter la politique d’habilitations mise en œuvre au sein de l’entité ;
• Assurer la confidentialité des systèmes et des services de traitement par la mise en œuvre et le respect d’une politique de mots de passe efficiente, ainsi que des mesures de pseudonymisation ;
• Assurer l’intégrité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement, notamment en mettant en place des systèmes de sauvegarde multiples et répartis a minima sur deux sites géographiquement espacés ;
• Le cas échéant, communiquer à la personne concernée la référence aux garanties appropriées lorsqu’un transfert de données à caractère personnel est envisagé vers un pays tiers ou à une organisation internationale ;
• Plus généralement, mettre en place toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

La sécurité ne peut être optimale que si, et dans la mesure où, les éventuels sous-traitants respectent également ces différentes mesures techniques et organisationnelles.

Pour ce faire, PROMOGEN  s’engage formellement à s’assurer que l’ensemble de ses sous-traitants et partenaires présentent des garanties appropriées quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles, dans le respect du RGPD et des droits des personnes concernées.

PROMOGEN  s’engage également à ce qu’un contrat soit conclu entre elle et ses sous-traitants en ce sens.

Privacy by Design

Dans le respect de la règlementation, PROMOGEN  s’engage, avant de mettre en œuvre tout traitement de données à caractère personnel, à :

• Informer le DPO de tout nouveau projet de traitement de données à caractère personnel ;
• Suivre l’avis du DPO sur les questions relatives à ce projet concernant la protection des données à caractère personnel ;
• Effectuer ou faire effectuer une AIPD lorsqu’elle est jugée nécessaire ;
• Sensibiliser le personnel sur la protection des données à caractère personnel par le biais de formations et/ou sensibilisations et la mise en place d’outils pédagogiques ;
• Plus généralement, mettre en place toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées de façon effective et à assortir le traitement des garanties nécessaires afin de répondre aux exigences du présent règlement et de protéger les droits de la personne.

Cookies et autres traceurs

PROMOGEN, en tant qu’éditeur du présent Site, pourra procéder à l’implantation de cookies ou autres traceurs sur le disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, mobile, etc.) afin de vous garantir une navigation fluide et optimale sur notre site Internet.

Avec l’aide des informations contenues dans les traceurs et les cookies utilisés, PROMOGEN  peut analyser la fréquentation et l’utilisation faite du Site et, le cas échéant, faciliter et améliorer la navigation de l’internaute, réaliser des opérations de prospection, élaborer des statistiques commerciales ou afficher des publicités ciblées.

Une bannière présentant des informations relatives au dépôt de cookies et de technologies similaires apparait en bas de votre écran lors de votre première connexion sur le Site de PROMOGEN. Cette bannière vous permet d’obtenir des informations sur les cookies utilisés sur le Site, et d’accepter ou de refuser leur implantation. En cliquant sur l’icône « J’accepte » de la bannière, vous êtes réputé avoir donné votre accord au dépôt dudit cookie.

Vous pouvez également revenir sur vos choix à tout moment via l’outil de gestion des cookies.

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